Si el emprendimiento fuese un deporte, muchos de los emprendedores hoy en día basan su estrategia en ofensiva y restan la importancia en su defensa, en los controles internos y contables.
Cuando me refiero de defensa, hablo de cuidar los activos del negocio de empleados o personas externas que tienen malas intenciones de cometer fraude.
Antes de enseñarte 5 controles básicos, te voy a explicar que significa controles internos.
¿Qué son controles internos?
Controles internos son una serie de procesos que se aplican a la organización para poder salvaguardar los activos o evitar posibles fraudes o hurtos.
Principales controles internos para PYMES
Hay un sin número de controles internos creados y que se utilizan en diferentes empresas y en diferentes industrias. Sin embargo, te voy a dejar los siguientes cinco ejemplos de controles internos que puedes implementar inmediatamente:
Chequeo sorpresa de caja y efectivo
Cuando hablamos de líquido en finanzas, nos referimos a lo más rápido que puedes convertir un activo en dinero. No hay nada más líquido que el efectivo en sí. Por eso es muy necesario estar revisando frecuentemente el efectivo que entra y sale del negocio.
Si tu negocio es un comercio que cuenta con una caja registradora, es importante realizar una revisión y arqueo sorpresa cada cierto tiempo.
Hay negocios que implementan este arqueo diario, así que no hay problema. Depende de las legislaciones de cada país también.
Hacer esto evita que la persona a cargo de esta función, la cajera, tenga la oportunidad de tomar “dinero prestado”.
Conteo de inventario y activos fijos cada 6 meses
Por salud financiera, es importante realizar controles internos de inventario y también de activos fijos cada 6 meses o cada año, dependiendo de cada negocio. Lo mínimo es una vez por año.
¿Tienes registros de tu inventario y activos en el sistema de manera detallada?
Si no lo tienes, hay que hacerlo. Comencemos con inventario:
Registra cada artículo por su SKU o un número de identificación único de inventario. Por ejemplo, si vendes pantalones de diferentes estilos y tamaños, cada uno va a tener un número de identificación. Pantalón A talla S no es igual a Pantalon A talla M, ni talla L. Son del mismo diseño pero no son iguales.
Vas a tener todo esto registrado en un Excel o un sistema de administración y contabilidad, te recomiendo Alegra.
Concilias lo que aparece en el sistema versus lo que está físicamente en inventario. Si hay diferencias, hay que reconocerlas como un gasto o cobrarlas al responsable del área de control de inventario.
Esta será una decisión muy personal que debes tomar. Algunos les dan una advertencia, otros les cobran la pérdida y otras personas los despiden.
En cuanto a los activos fijos, estos son activos como maquinaria, mobiliario, autos, computadoras, etc. Son objetos que el negocio compra para poder operar y generalmente tienen un valor bastante sustancial.
No consideras como activo fijo las compras de suministros de oficina o artículos con valores menudos o muy significantes.
También vas a tener identificado con un ID cada uno de los activos fijos y es ideal que coloques una etiqueta a cada uno de estos.
En mi experiencia al realizarse el conteo, se le toma foto a la etiqueta del activo y al activo en sí. Confeccionas un reporte en Excel con las fotos.
Controles internos de segregación de funciones
Esto es super importante, dividir las funciones de una manera que no causen conflicto.
“¿Cómo es esto?”, te preguntarás. No puedes contratar a una sola persona que reciba y deposite el pago de tus clientes y que también realice el pago a tus proveedores. Estas abriendo la oportunidad para que cometan fraude.
No necesariamente te va a pasar, pero las probabilidades son bastante elevadas.
Pongamos un ejemplo, esa persona cobra a tus clientes en efectivo y paga a un proveedor en efectivo. Imaginate que cobre $100 y hace un recibo por $50, se queda con $50 y hace un pago a proveedor en efectivo por menos.
Si tuvieras controles internos en tu negocio y segregación de funciones es más complicado que se pueda realizar este fraude.
Evitar operaciones manuales
Lo mejor es tener todo registrado a través de un sistema. Tanto las compras, las ventas, inventario, ingresos y egresos de dinero en caja, etc. Todo esto te puede ayudar el sistema contable Alegra.
Si lo tienes de manera manual o en Excel, el margen de error puede ser mayor.
Digitalizar las transacciones de tu negocio, puede reducir más del doble el fraude financiero.
Recuerda siempre realizar un backup o copia de respaldo de tu información tanto en tu ordenador o computador como en la nube. Así evitarás dolores de cabeza en el futuro.
Registros de contabilidad al día
Es muy urgente e importante tener la contabilidad al día. El atraso mayor tolerado podría ser 3 meses a la fecha.
¿Porque la contabilidad al día es tan necesario?
Porque los estados financieros y sus registros contables son una radiografía de tu negocio. Es como si fueras al doctor, el te va a pedir exámenes, rayos equis, etc para poder ver mejor la situación actual.
Si no lo tienes, el médico no podría diagnosticarte nada, porque no tiene una visión.
Esto es lo que necesitas, exigir que tu contador tenga los registros al día, sino hay que cambiarlo. La idea es que con esta información puedas tomar decisiones a tiempo. Sino, estarías perdiendo dinero.
