sistema de contabilidad en la nube

Alegra, sistema de contabilidad. Características y opiniones

Encontrar un sistema de contabilidad que se ajuste a tu negocio muchas veces no es tarea fácil. Cada día hay más desarrolladores de softwares de sistemas administrativos y contables que brindan muchas funciones similares a diferentes precios.

Algo que debes tener claro es una decisión casi definitiva. No vas a empezar a manejar tu contabilidad en un sistema y luego a los meses te cambias a otro, no.

Hemos analizado diferentes apps y softwares en el mercado y aquí te traemos nuestro review acerca de un app latinoamericano que está revolucionando el mercado. Este sistema se llama Alegra.

¿Qué es Alegra?

Es un sistema de contabilidad y facturación en la nube. Esto quiere decir que no necesitas instalar ningún software en tu computadora. Simplemente entras en internet y te puedes conectar en cualquier dispositivo desde cualquier lugar.

Alegra ha lanzado diferentes versiones ya adaptadas en varios países hispanohablantes.

Con “versiones adaptadas” me refiero a que ya cuenta con el IVA configurado. También hay opción de poder configurar retenciones ya sea por IVA o por Impuesto sobre la Renta, según aplique en tu país.

Entre los países en donde Alegra ha lanzado su versión adaptada están:

  • Colombia
  • México
  • Panamá
  • República Dominicana
  • Perú
  • Chile
  • Costa Rica
  • Sudafrica
  • Estados Unidos
  • España
  • Nigeria
  • Argentina

NOTA: Si no está tu país mencionado anteriormente, no te preocupes; Puede elegir una versión internacional y simplemente configuras el tema de IVA y cualquier otro impuesto o retención local. De esta forma puedes aprovechar esta herramienta.

¿Quién puede usar Alegra?

sistema de contabilidad en la nube para PYMES
Alegra, el sistema de contabilidad perfecto para Latinoamerica

Este sistema de contabilidad es ideal para que micro, pequeñas y medianas empresas (PYMES) se empoderen y puedan manejar sus propios registros contables, facturación y gastos a través de una misma plataforma.

Desde empresas tradicionales de comercio, de servicios hasta nuevos emprendimientos por internet como el Ecommerce y venta de cursos online, todos pueden integrar a Alegra como su sistema contable.

Beneficios del sistema de Contabilidad Alegra

No necesitas experiencia en Contabilidad

No se requieren conocimientos previos contables para poder utilizarla. Cuenta con un centro de soporte (base de conocimiento) bastante completo en ayuda.alegra.com.

En cada sección del app aparece junto al título un ícono en donde te va a llevar directamente a su artículo en el centro de ayudas donde te puedes referenciar.

Lo que te sugiero que hagas es llevar tus registros y facturación en el app. Al final del periodo fiscal o de cada mes puedes proporcionarle los datos a tu contador externo y así este realiza la parte más técnica y los informes finalesEstados Financieros)

Puedes utilizarlo desde cuaquier dispositivo – Sistema en la nube

Al ser alojado en la nube, puedes utilizar el app desde cualquier PC, tablet o incluso tu smartphone. No tienes que tener un dispositivo con cierta especificación, sistema operativo, memoria RAM, etc. El sistema “corre” donde lo abras.

Solo necesitas un navegador (Chrome, Firefox, Explorer, Edge, etc.), abres el sitio web app.alegra.com y listo. No te limita a loggearte desde cualquier dispositivo, no es un sistema de contabilidad instalado. Es perfecto si viajes mucho.

Plan de Pruebas

Al crear tu cuenta, el app te otorga 14 días como un plan de prueba. Luego de vencido pasa a ser una cuenta de consulta. En otras palabras, no puedes registrar solo ver lo que ya se había registrado.

Lo realmente positivo de esto es que simplemente no te obligan a llenar tu información de tarjeta de crédito para facturarte una vez vencido el plazo de prueba. Esto brinda más libertad y confianza al usuario de tomar la decisión correcta.

Sistema de facturación multifacético

Alegra cuenta con un sistema de facturación bastante completo y con funciones automatizadas.

Puedes hacer esto y mucho más con su sistema de facturación:

  • Programar facturas recurrentes de manera automática
  • Enviar recordatorios de cobros a clientes
  • Facturar en diferentes monedas
  • Enviar cotizaciones directamente a través del app
  • Personalizar plantillas

Incluso, si cuentas con vendedores en nómina puedes asociarlos para de esta forma puedas determinar las comisiones a pagar.

Lo impresionante es como se adapta a las legislaciones fiscales de cada país.

Por ejemplo, en Panamá se factura por medio de impresora fiscal autorizada por el fisco. La versión de Alegra Panamá permite que enlaces la impresora fiscal y puedas emitir la factura directamente sin un software adicional.

En otros países donde se maneja la facturación electrónica (Costa Rica, R.Dominicana y Perú) a través de Alegra se puede emitir directamente facturación electrónica válida por la administración tributaria.

Alta Seguridad

Alojamiento de la información

El hosting o alojamiento que utiliza Alegra para almacenar sus datos en la nube es en Amazon Web Services. Amazon además de ser un gigante del comercio electrónico, también ofrece alojamiento de datos. Es uno de sus rubros más fuertes.

Realmente nos podemos sentir seguros de que la información está protegida en buenos servidores de clase mundial.

Permisos de colaboradores

Como el sistema te permite tener desde dos usuarios por cuenta dependiendo del plan. Puedes otorgar limitaciones en funciones a un usuario. Por ejemplo, si tienes un asistente que realiza ciertos registros y no quieres que genere ciertos reportes o vea cierta información lo puedes limitar.

Actualizaciones Constantes

La ventaja de un sistema en la nube es que se actualiza automáticamente sin que tu tengas que ver en el proceso. No necesitas hacer un backup, ni descargar la versión actualizada.

Además no debe afectar tu trabajo ya que las actualizaciones por lo general se realizan a altas horas de la noche y madrugada.

Soporte técnico y centro de ayuda

sistema de contabilidad centro de ayuda
El centro de ayuda cuenta con una infinidad de artículos para resolver dudas sobre el app y sus funciones

Hasta el momento, he tenido ciertas consultas y no demoran más de un día en responder. El tiempo de respuesta es mejor de lo esperada comparada a otros servicios por internet.

Este aspecto es importante ya que si te vas a “casar” con un sistema contable debes tener quien te responda tus dudas y resuelva tus errores. Puedes tener el mejor sistema del planeta, pero si no te ayudan cuando tengas errores es como no tener nada.

Con respecto al centro de ayuda / base de conocimiento he quedado sorprendido con la cantidad de artículos e información disponible. Desde preguntas frecuentas a preguntas más técnicas. Si no tienes experiencia manejando un sistema contable, puede que encuentres siempre una respuesta allí.

Integraciones del sistema de contabilidad con otros servicios web

Ahora puedes conectar Alegra con miles de aplicaciones usando Zapier y así realizar tareas programadas, como creación automática de facturas, contactos, pagos, cotizaciones y productos.

integracion zapier con sistema de contabilidad en la nube
Las integraciones con otros apps permiten que tu trabajo sea más eficiente y ahorras tiempo.

Experiencia de Usuario y Mis Primeras Impresiones

Ahora si, vamos de lleno al asunto. ¡A lo que vinimos!

Ingresamos a app a través de URL app.alegra.com. Esta nos pide solo nuestras credenciales de usuario y contraseña que hemos creado. Si no lo has creado puedes hacerlo en la página principal de Alegra.

sistema de contabilidad facil de usar
La primera vez que ingresamos encontramos un video tour muy práctico y fácil de seguir

Dashboard Amigable

Al acceder podemos ver un dashboard con un menú vertical en la parte izquierda de la pantalla que es bastante completo. Se divide en secciones:

  • Ingresos: Registra tu facturación, pagos recibidos, notas de crédito, cotizaciones, etc.
  • Gastos: Administra tus gastos, proveedores, ordenes de compra, notas de crédito, pagos recurrentes, etc.
  • Contactos: Almacena información general de tus clientes y proveedores.
  • Inventario: Maneja tu inventario de productos, tu lista de servicios, lista de precios, bodegas, categorias, etc.
  • Bancos: Revisa tus cuentas de banco y haz conciliaciones bancarias mucho más rápidas.
  • Contabilidad: Realiza ajustes contables, asientos y reportes en un solo lugar. Aunque te recomiendo que busques ayuda con esto de un contador o lo dejes en sus manos. Es un poco más técnico.
  • Reportes: Desde reportes de ventas y gastos hasta Estados Financieros. Esto es muy completo.
  • POS: Es posible facturar en un punto de venta aún sin internet a través de Alegra POS. https://pos.alegra.com/
  • Configuración: Puedes configurar IVA y retenciones. Puedes ajustar tu información básica, notificaciones de correo, inventario y mucho más.
sistema de contabilidad alegra dashboard
Alegra presenta un dashboard bastante amigable y con muchas descripciones de ayuda.

Definitivamente vemos un dashboard amigable y adaptable a diferentes dispositivos. Como he mencionado, lo puedes abrir en tu smartphone, se adapta a la pantalla aunque queda un poco pequeño.

He realizado registros y me ha resultado muy sencillo. Por ejemplo a continuación te muestro la pantalla al crear una factura a un cliente. Un consejo antes de proceder a crear facturas o registrar tus gastos es crear los datos de clientes, proveedores, productos y servicios.

Esto puede tomar tiempo, pero cuando ya lo tienes configurado ya es mucho más fácil.

pantalla principal de sistema de contabilidad alegra
Facturar en Alegra es bastante intuitivo. Sólo que primero debes crear la información de tu cliente y el producto/servicio ofertado.

Desventajas de Alegra

Después de analizar diferente información hemos encontrado ciertas desventajas que realmente no afectan mucho pero para que tengas en cuenta:

Envíos de Estados de Cuenta a Clientes Uno por Uno

No se puede enviar estados de cuenta a clientes de forma masiva, solo uno por uno. Si tienes una cantidad enorme y abrumadora de clientes a los cuales vendes a crédito, puede tomar un poco más de tiempo enviar por correo uno por uno.

Limitaciones en integracion Alegra + Shopify

Si bien, el app de Alegra se integra a otros sistemas y servicios web a través de Zapier, hay limitaciones en algunas versiones de países. La gran limitación es para las E-commerce creadas en Shopify. Si quieres saber la manera óptima de manejar la contabilidad de una E-commerce te recomendamos esto artículo.

La Integración con Shopify solo está disponible para los siguientes países: Colombia, Perú, Costa Rica, México. Lo que podrías hacer es descargar informes de ventas de Shopify y luego registras en Alegra. Un poco más de trabajo pero resuelve.

Si necesariamente necesitas que tu E-commerce de Shopify se enlace a un sistema donde se realicen registros automáticos de ventas, te recomiendo Quaderno. Este es un sistema de facturación mundial y muy recomendado para el comercio electrónico.

Quaderno tiene integraciones con muchos más servicios, solo que este no es un sistema contable como tal. Puedes llevar tus ventas, tus costos y gastos pero en la parte contable estarías limitado. Si quieres conocer más de Quaderno, clica aquí.

Igual puedes contratar a un contador externo que maneje lo más técnico. Así le pides descuento porque ya realizaste parte de su trabajo, los registros de transacciones de ventas y gastos.

¡Buen truco!

No se puede generar el estado de flujo de efectivo

¿Para que sirve este estado financiero? Muestra el efectivo que ha sido generado y aprovechado en las actividades operativas, de inversión y financiamiento de la empresa.

Poder generarlo de manera automática en el app sería lo ideal para visualizar el uso del dinero dentro de la empresa y su optimización.

No es un estado financiero determinante comparado con el Estado de Resultados o Balance General, pero ayuda muchísimo.

Facturación electrónica aún no disponible para República Dominicana

Republica Dominicana: Sólo se pueden emitir facturas preimpresas. Aún – a la fecha de está publicación- la implementación de la facturación electrónica (e-CF) está en plan piloto y ciertas empresas voluntariamente se han inscrito en le programa como solicita la Dirección General de Impuestos Internos (DGII).

Precios

Los planes que Alegra ha colocado son bastante accesibles comparado con otros sistema de contabilidad muy recomendados en español como Contasol.

Vemos un plan PYME que te permite arrancar con un máximo de 100 facturas de venta mensuales. Puede que sea limitado si tienes una tienda de E-commerce.

En el plan PRO vemos un aumento a 500 facturas de ventas como máximo lo cual puede ser muy bueno para un negocio con buen movimiento y si tienes una E-commerce que vende 500 productos te está yendo bien. Esta te la recomiendo de las tres mostradas.

Si tienes una mediana empresa con muchas transacciones puede que te vaya bien con un plan PLUS, sin embargo puede que delegar la contabilidad a un contador externo o servicio de gestoría resulte más rentable para ti. Y si estas vendiendo tanto puedes incluirlo en tu presupuesto con facilidad.

Si eres freelancer también puedes utilizar esta app a sólo US$8 al mes a través del “Plan Emprendedor”* o plan “Starter” en la versión de USA.

*No disponible en España

Conclusión

Si eres un freelancer, microempresario o tienes una empresa PYME, este sistema de contabilidad puede ser de gran utilidad para ti. Tiene características impresionantes y ayudan a la productividad.

Alegra es ideal cuando estás comenzando a emprender o si aprender un sistema nuevo no sea complicado para ti. Me parece que si el emprendedor se involucra en su contabilidad, es mucho más fácil que tenga más conciencia y le dé la importancia que se merece.

Si después llega un momento que ya no tienes tiempo para llevar tus propios registros contables y contrates a una persona internamente o a un contador externo, puedes cancelar el plan y tenerlo como para consultas. Tu contador va a llevar los registros en el sistema de su preferencia.

Si quieres comenzar a utilizar este sistema de contabilidad, puedes registrar tu cuenta gratis y comenzar tu modo de pruebas. ¡Clica aquí!