administracion de cuentas por pagar

Como administrar las Cuentas por Pagar de tu negocio online correctamente

Es muy probable que estés teniendo dificultades para administrar las deudas con terceros, en otras palabras, las cuentas por pagar de tu negocio.

No te preocupes, es mucho más sencillo si llevas un orden de las transacciones.

Sin las cuentas por pagar o compras a crédito, sería muy complicado tener una variedad de productos, servicios o insumos para poder ofrecer soluciones a tus clientes. Si no se administran adecuadamente puede ser muy costoso para tu negocio.

A continuación aprenderás sobre lo siguiente:

  • Que son las cuentas por pagar.
  • Cuales son los actores involucrados a la misma.
  • Ejemplos prácticos del proceso contable relacionadas con las cuentas por pagar.
  • Su importancia y beneficios.
  • Forma sencilla para administrar tus cuentas en Excel y con un ejemplo que puedes descargar.
  • Si conviene o no tener muchas cuentas por pagar y como calcular el porcentaje adecuado de endeudamiento.

¡Continuemos con esta lección!

¿Que son cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar las podemos definir como las obligaciones o deudas que tiene tu negocio con terceros. ¿Cuales pueden ser esos terceros?

  1. Proveedores
  2. Acreedores
  3. Empleados
  4. Fisco o Autoridad Tributaria

Nunca debes confundirlas con las cuentas por cobrar que tienen un nombre parecido pero funcionan a la inversa.

Veamos un poco de cada uno de los actores mencionados a continuación:

¿Qué es un Proveedor?

Son nuestros suplidores de mercancía, productos, insumos y servicios que necesitamos para poder vender un producto o servicio a nuestros clientes.

Hay dos formas de comprar a un proveedor: a crédito (en plazos) o al contado.

Si compras mercancía o insumos para vender un producto o servicio al contado, no vas a tener cuentas por pagar.

En cambio si compras a crédito, vas a tener que llevar registro de cuentas por pagar. En breve te explico como se maneja esto contablemente…

Lo más conveniente es obtener servicios de proveedores y comprar mercancía e insumos a crédito ya que así tendrías forma de aumentar tu inventario para surtir a tus clientes. Para esto tendrás que abrir una cuenta con un proveedor.

¿Qué es un acreedor?

Estos actores otorgan a tu negocio préstamos comerciales, líneas rotativas de crédito y otros tipos de financiamientos como leasing y factoring, en otras palabras, te dan dinero o un capital para trabajar (te dan un activo).

Estos acreedores pueden ser instituciones bancarias, financieras, cooperativas, compañías de leasing, agencias de factoraje o factoring, etc.

En Contabilidad, tus cuentas por pagar a acreedores representan en libros el monto de las deudas pendientes que tu negocio tiene con ellos. La cuenta contable debe ser fiel espejo de tu estado de cuenta bancario.

OJO: Debes tener claro que estas deudas no son de préstamos personales que tu solicitaste para empezar tu negocio, no. Esto sería parte del capital inicial o patrimonio de la empresa.

Empleados

Si tienes contratado a empleados en nómina o planilla, también tienes una obligación con ellos y forman parte de las cuentas por pagar.

Las obligaciones pueden ser seguro social, seguro educativo, indemnización por despido, primas de antigüedad, etc. Todo tipo de obligación con la seguridad social de tu empleado.

Fisco

Cuando se reconoce un impuesto causado, contablemente se abre la transacción como una cuenta por pagar.

Cuando se realiza el pago del impuestos, allí se rebaja el monto previamente reconocido en las cuentas por pagar y también se rebaja la cuenta de banco o caja.

Clasificación de las cuentas por pagar

Se clasifican en dos según el vencimiento acordado o, en pocas palabras, según el tiempo necesario para saldar las mismas.

  1. A corto plazo o Corrientes: Se esperan que estas deudas que sean saldadas dentro de un año. Por ejemplo: Una mercancía comprada a un proveedor a crédito o en plazos.
  2. A largo plazo o No Corrientes: Se esperan que se paguen en más de uno o varios años. Por ejemplo: Un local comercial comprado en financiamiento por varios años.

Importancia de administrar correctamente las cuentas por pagar

  1. Sabrás cuanto exactamente debes pagar cada mes y cuanto te va quedando pendiente.
  2. Sabrás exactamente en que fecha estarás libre de esa obligación.
  3. Evitarás pagar intereses adicionales al pagar a tiempo.
  4. Crearás una buena reputación con los proveedores y van a querer ampliarte el crédito. Esto te permitirá ofrecer más variedad de productos y servicios.
  5. Obtener créditos con nuevos proveedores al ser recomendado mediante una carta de referencia comercial por tus actuales proveedores.
  6. En fin, trabajas con el dinero de tus proveedores y acreedores. Esto te permitirá crecer tu negocio más rápido; esto se le conoce como apalancamiento financiero.

Proceso y aplicación contable de las cuentas por pagar

Si eres un emprendedor ocupado y la contabilidad no es tu fuerte, puede que este paso sea un poco tedioso para ti, pero vale la pena saberlo.

Es importante que sepas de todo un poco de tu negocio y como decimos: que “no te echen cuento chino”.

Si esta parte te resulta un poco técnica, te sugiero que te suscribas a nuestra newsletter para recibir más información exclusiva del curso gratis de contabilidad básica para emprendedores.

Naturaleza de la cuenta

Las cuentas por pagar contablemente tienen naturaleza (aumentan por) crédito, o sea, el lado derecho (en algunos países se le conoce como haber).

Sin embargo hay ciertas contracuentas que, como dice el nombre, llevan la contraria y tienen naturaleza al débito o al debe. Más abajo te voy a contar un ejemplo de una contracuenta.

Reconocimiento de cuentas por pagar

Al reconocer una nueva cuenta por pagar, esta siempre aumentaría la misma.

Veamos un ejemplo: Recibimos mercancía al crédito con vencimiento de 60 días por US$ 10,000. (Supongamos que el IVA o impuesto por la compra sea de 10%).

Ejemplo contable de compra de inventario a proveedores a credito

Suponiendo que manejamos un sistema de inventario físico o periódico, estaríamos aumentando la cuenta de compras (débito / debe) y también aumenta nuestra cuenta por pagar – proveedores (crédito / haber).

Abono o pago de cuentas por pagar

Como estamos realizando un pago o abono este disminuiría por la parte izquierda, o al débito (debe).

Ejemplo: Retomando el ejemplo anterior, digamos que han pasado 50 días y poco antes del vencimiento, decidimos pagar en cheque la totalidad. Es por ello que afectaría al débito las cuentas por pagar y al crédito la cuenta de banco. El banco al ser un activo disminuye por la derecha o al crédito.

Ejemplo de pago de cuenta por pagar pendiente a proveedores

Ajuste o Reverso

¿Porqué motivo se ajustaría una deuda? Pueden haber muchas razones…

Supongamos que se ha vencido el plazo de crédito acordado y tu negocio ha tenido ciertas dificultades financieras; te ha sido muy difícil asumir los USD 5,000 pendientes del ejemplo anterior.

El proveedor te ha hecho una oferta en donde te dará el 5% de descuento sobre ese monto si cancelas la deuda en 30 días.

Si lo pagas en el nuevo periodo acordado entonces tendrías un ahorro de USD 250.

El resultado sería en dos pasos: En la primera transacción debitamos las cuentas por pagar a proveedores por USD250 y acreditamos descuento en compras por el mismo monto.

IMPORTANTE: Descuento en compras es una contracuenta, esto quiere decir que aumenta al lado contrario de su cuenta principal que sería compras.

El último paso sería reconocer el pago del saldo pendiente en cuentas por pagar. Después del ajuste mencionado llevaríamos al débito USD 4,750 y al crédito la cuenta de banco por el mismo monto. Ambas cuentas disminuyen.

Ejemplo de descuento en cuentas por pagar a proveedores y ajustes contables

Forma sencilla para administrar las cuentas por pagar en Excel

A continuación verás una forma muy práctica de administrar tus cuentas por pagar o deudas en Excel.

Lo preparé especialmente para ti, para que lo uses diariamente. Te explicaré como llenar la información. Haz clic en el enlace que te para que puedas ver mejor y descargar el archivo en Excel con la plantilla de ejemplo.

Plantilla en excel para administrar las cuentas por pagar gratis y de forma sencilla.
Esta plantilla la he creado para mostrarte una forma fácil y rápida de llevar cuentas por pagar en un formato de estado de cuenta.

Instrucciones para llenar la plantilla para administrar las cuentas por pagar

  1. Ingresa la información de la fecha
  2. Ingresa el nombre de la empresa
  3. Ingresa el país de este proveedor, acreedor, etc. Si solo negocias localmente, déjalo en blanco.
  4. Según lo explicado arriba, coloca si es una cuenta por pagar a proveedor, acreedor, fisco, nomina.
  5. Si estas comprando mercancía, servicios, insumos o adquiriendo un crédito colócalo bajo la columna “deuda”. Si es un pago total o parcial, colócalo bajo “pago”.
  6. La columna de saldo es una fórmula automática asi que no es necesario que lo modifiques.
  7. Coloca una referencia de la transacción bajo la columna “descripción”. Mientras más específico mejor.

¿Tener muchas cuentas por pagar es malo?

Depende, de lo que te diga tu porcentaje de nivel de endeudamiento.

¿Qué es nivel de endeudamiento? Este es uno de los indicadores financieros primordiales al analizar estados financieros de una empresa.

El indice de endeudamiento se resume en el siguiente cálculo:

Índice de Endeudamiento = Pasivo total / (Activo total – Pasivo total)

La verdad que el resultado de esta fórmula va a depender del tipo de negocio que estas desempeñando y la proyección. Lo regular es que tu nivel sea de un 100%, en otras palabras, tienes el capital suficiente para asumir la totalidad de tus pasivos o deudas.

En un próximo artículo te estaré explicando más sobre como funciona este indicador financiero y como analizar los resultados de esta fórmula.

Cuéntame, que te pareció este artículo y si te ha sido práctica la plantilla descargable de ejemplo. Déjame tus comentarios abajo.