Cómo hacer una búsqueda en Excel

Si estás buscando un dato en un mar de información en tu Excel, hay diferentes formas de poder encontrarlo.

Una de las funciones primordiales que siempre vas a utilizar en tu vida en Excel va a ser Búsqueda de datos.

Para que necesitamos realizar una búsqueda de datos en Excel

Recientemente estuve elaborando un inventario extenso y mi cliente me pidió que le ayudara a ubicar un producto de X modelo, lo más rápido que se puede hacer es mediante una búsqueda.

Esto se puede hacer de diferentes maneras:

Búsqueda de datos con Control + B

La más común es a través del cuadro de búsqueda simplemente oprimiendo los comandos a la vez de Control + B (o Control + F en inglés).

Esta la recomiendo cuando estás buscando un dato en una celda específica. Si lo que quieres es armar un reporte, tendrás que saltar al siguiente punto.

Al momento de presionar los comandos mencionados, te abrirá un cuadrito el cual simplemente digitas la palabra exactamente que estás buscando, le das a buscar siguiente… ¡Y listo!

El cuadro de búsqueda te va a llevar en las diferentes ubicaciones donde encuentre la palabra que digitaste exactamente como lo tienes escrito.

Recuerda que si hay algún punto, coma, espacio, etc. no vas a poder ubicarlo. Debe estar escrito en Excel literalmente como lo estás buscando. Excel puede llegar a ser muy sensible en este aspecto.

No solo puedes realizar la búsqueda una misma hoja sino que también en todo el libro o archivo de Excel.

Dale clic a «Opciones» > Dentro del Libro > Buscar siguiente.

Si tienes varios resultados, es mejor darle a «Buscar todos» y te aparecerán todos los resultados de las búsquedas que existen en tu Excel.

Búsqueda en Excel con fórmula de BUSCARV

Esta forma está más orientada a crear diferentes reportes. Es un poco más compleja de utilizar y lo recomiendo en mis cursos intermedios de Excel.

Lo positivo es que cuando la sabes utilizar, puedes dominar al mundo… prácticamente.

Se llama BUSCARV, ya que la V se refiere a vertical. Generalmente cuando buscas información en una tabla, la misma esta configurada en forma vertical.

Los argumentos de esa formula serán (por orden):

• Valor buscado: Selecciona la celda donde está el valor que está buscando. Debes tener en cuenta que no debe haber alguna diferencia en cuanto a punto, coma, espacio u otro carácter. Debe estar escrito igual.
• Matriz. Debes seleccionar el rango de celdas donde está la información que deseas buscar en donde en la primera columna a la izquierda debe estar los valores que estás buscando y hacia la derecha debe contener los valores a retornar.
• Número de columna: Deberás contar de izquierda a derecha y colocar el número (literalmente) de columna en donde está la información que quieres retornar.
• Rango: Casi siempre escribo «FALSO» o coloco un cero (0) para que la coincidencia sea exacta. Si escribes verdadera te puede retornar un dato que no es preciso.

¿Cómo es esto?

Lo puedes ver por el encabezado. El título de cada columna esta en la parte superior. Excel hará una búsqueda con esta función ubicando primero de arriba hacia abajo, luego de izquierda a derecha (matriz).

Búsqueda en Excel con fórmula de BUSCARH

Es muy parecida a BUSCARV, pero en lugar de trabajar vertical, trabaja de forma horizontal. Por eso su nombre termina con H.

Hace el mismo trabajo, solo tienes que variar algunos datos en los argumentos de la fórmula. En lugar de buscar por columnas, buscarás por filas en un cuadro que esté armado de dicha forma.

En realidad, utilizar BUSCARH no es tan común como utilizar BUSCARV, ya que las tablas se configuran de forma vertical en donde los encabezados estén en las columnas y no en las filas, pero igual puede ser útil saberlo.

Búsqueda con fórmula de BUSCARX

Esta es una de las fórmulas recientes en Excel. Es como combinar las fórmulas BUSCARV, BUSCARH, Índice y Exacto. Serían 4 en 1.

La ventaja que da sobre BUSCARV es que permite buscar hacia la izquierda. Esta era una de las limitaciones de BUSCARV.

Es muchísimo más fácil de usar que BUSCARV.

Solo tienes  que ingresar 3 argumentos obligatorios en tu búsqueda y los demás serán opcionales.

Créeme… yo que he utilizado BUSCARV en reportes de más de 10 o incluso 20 columnas sé de que te hablo en que se puede simplificar mucho con esta nueva formula de BUSCARX.

Los argumentos de esta fórmula serán los siguientes:

• Valor buscado: Debes ingresar el valor que buscas y que se diferencia de los demás datos.
• Matriz buscada: Deberás seleccionar la columna o el rango de celdas donde se encuentra el valor que estás buscando.
• Matriz devuelta: Debes seleccionar la columna o rango de celdas donde están los valores que quieres que te retornen. Ya te explico con ejemplos.

En el ejemplo de arriba, estamos buscando en un reporte de inventario el conteo de cada uno de los artículos. Nuestro valor buscado será la marca «ANAGRAM».

Abrimos la fórmula =BUSCARX(, luego seleccionamos la celda S4 donde está nuestra valor buscado. Separamos con punto y coma y buscamos la matriz buscada que será la columna que contiene las distintas marcas de nuestro inventario. Separamos nuevamente por punto y coma.

Finalmente seleccionamos nuestra matriz devuelva la cual será la columna del conteo. Este nos devolverá el primer resultado de arriba hacia abajo. Será el conteo de 5, que es la que aparece en la celda E5.