¿Cómo manejar una contabilidad para un E-commerce?

La contabilidad para un E-commerce es el elemento que permite evaluar las tendencias y ayuda a mejorar la administración del negocio tanto en momentos buenos como en momentos complicados.

Hoy día, dentro del campo de los negocios en línea, hay un actor que es cada vez más protagonista: el E-commerce. El mundo digital en que vivimos no concibe ya las nuevas formas de consumo sin el comercio electrónico.

La contabilidad te ayuda a tomar las decisiones financieras correctas, saber de dónde viene tu dinero y en qué te lo gastas es el paso principal para entender dónde y cómo deberías invertir. Conocer todos los números te da una información muy importante a la hora de tomar las mejores decisiones para tu negocio.

Entre los tips de contabilidad para un e-commerce te recomiendo los siguientes:

Facturación y control de ingresos y gastos

Necesitarás emitir facturas a tus clientes por todas esas ventas y registrar todos esos gastos que te supongan para llevar tu actividad; necesitas guardar los comprobantes. Ya sea un ticket o una factura.

Es muy importante que para llevar la contabilidad de tu ecommerce lo tengas controlado diariamente y no solo una vez al trimestre o cada determinado tiempo. De esta manera, te evitarás prisas y correcciones de última hora que dificultarán tu puesta al día cuando realmente lo necesites.

Si lo llevas al día también conocerás el IVA o Impuesto sobre la Renta a liquidar, por lo que no te llevarás ninguna sorpresa a final de periodo fiscal.

Si aún no sabes cómo administrar un E-commerce, aquí te dejamos algunos trucos

Elige un sistema de contabilidad óptimo para tus operaciones

Sistema de contabilidad en la nube

Para tener un sistema contable en este mercado digital debes considerar varios puntos y no solo llevarte por el costo de adquisición. Lo más seguro que es importante para ti la movilidad ya que trabajas por internet.

Tu sistema contable preferiblemente debe:

✔️ Estar alojado en la nube para que puedas trabajar desde cualquier dispositivo.

✔️ Guardar la información automáticamente.

✔️ Permitirte múltiples usuarios por cuenta. De esta forma no tienes que comprar varias licencias.

✔️ Configurar tus impuestos y retenciones súper fácil.

✔️ Tener un soporte y servicio a cliente rápido y servicial. También debe tener una base de ayuda completa donde puedas resolver sin tener que contactar a soporte.

✔️ Facilidad de integrarse a diferentes servicios y aplicaciones.

En Excelerar hemos realizado un review bien detallado de nuestras primeras impresiones del sistema contable Alegra. Es bastante ideal para micro y pequeñas empresas en Latinoamerica ya que cuenta con versiones adaptadas a cada país. Además cumple con todas las características mencionadas arriba.

Otras recomendaciones de sistemas contable puede ser: Quickbooks, Sage50.

Estos son un poco más técnicos así que debes asesorarte bien. Si manejas el idioma inglés lo puedes utilizar ya que su dashboard viene en ese idioma.

Sistema de Facturación integrado a tu E-commerce

Hemos descubierto que hay sistemas de facturación que puedes integrar fácilmente a tu E-commerce, ya sea si lo tienes en WooCommerce, Shopify, Amazon FBA, etc…

Un sistema que es el ‘boom‘ en la actualidad es Quaderno. Te permite dar seguimiento a tus ventas por internet en vivo. También puedes registrar tus costos y gastos.

Otra ventaja que hemos visto de Quaderno es que están actualizándose con mucha frecuencia en la parte fiscal de cada uno de los países y esto te permite cobrar IVA fácilmente en el respectivo país de tu cliente si vendes y envías a diferentes países del mundo.

Eso si…La desventaja de un sistema de facturación es que solo se limita a eso… facturación. No puedes realizar registros contables más detallados, descargar o generar estados financieros, etc. Esto es una desventaja si quieres llevar los registros tu mismo/a.

Por el contrario, si ya tienes contratado o piensas contratar un contador externo, te puedo recomendar que adquieras la licencia más básica de Quaderno. Luego lo integras a tu E-commerce para llevar registros de ingresos y gastos. De esta manera, tu contador te cobra menos porque ya tienes parte de su trabajo hecho.

¡Buen truco!

Informes de ganancias y pérdidas

Es muy recomendable que vayas viendo, cada mes o trimestre, cómo va tu negocio. Qué clientes te aportan más, cuánto gastas por proveedores, si el precio que te da ese proveedor es justificable, etcétera. Básicamente, si tu negocio está siendo rentable al día de hoy.

Es lo más importante y lo que muchos no quieren hacer… darle seguimiento a sus cifras. Puede que estés vendiendo mucho pero no ganando un margen por producto esperado.

Maneja las nociones de contabilidad para un E-commerce

Como los siguientes términos contables:

Asiento contable: es una anotación que detalla cualquier movimiento comercial o económico que modifique el patrimonio de la empresa. En otras palabras, registro de transacciones individuales.

Cierre contable: es el proceso en el que se recogen la totalidad de las operaciones realizadas. Puede ser diario, mensual y, obligatoriamente, anual.

Beneficio bruto: de forma general, es el total de ventas menos el coste de los bienes vendidos; es el valor que te permite evaluar los resultados de tu negocio. Cada tienda implementa su propia fórmula en función de la naturaleza del negocio.

Stock o Inventario: es el total de unidades disponibles en un almacén. En un cierre contable, el stock contable puede suponer pérdidas ya que es material comprado, no vendido y, además, ocupa espacio. Peor aún si es perecedero (tiene fecha de vencimiento como son los alimentos)

No olvidarse de Los impuestos

Cuando se registra el asiento contable correspondiente a la venta de un artículo, parece natural registrar el precio de venta al público.

Ahora bien, si sólo disponemos del precio de venta al público en el momento de calcular el beneficio bruto y tenemos una fórmula de beneficio bruto que trabaja con importes sin impuestos, tendríamos que descontar el IVA a cada importe de nuestros registros contables y podríamos sacar el IVA del artículo de una tabla maestra.

Hay que tener en cuenta que el IVA es un dato que puede cambiar con el tiempo, por las constantes actualizaciones fiscales y tributarias. Es por esto que recomendamos, al registrar un asiento contable mantener por separado un reporte de IVA y un reporte de ingresos sin impuestos. Recuerda que el IVA no es parte de tus ingresos.

Otro beneficio de un E-commerce es que realiza esta operación de manera automatizada. Revisa bien si la plataforma donde realizas E-commerce tiene esta facilidad.

Gestión de stock

La gestión de stock es útil de cara al cliente para saber si puedes ofrecerle o no un artículo. Pero también puedes necesitar, en algún momento, hacer un tratamiento contable de dicho stock. Es decir, evaluar el coste que te suponen los artículos que tienes en tu almacén y que aún no has vendido.

Para ello, trabajaremos con unidades disponibles por cada artículo, que habrá que disminuir su cantidad por cada venta  para reponerlo lo antes posible. El beneficio de una E-commerce que la gestión de inventario es mucho más fácil y automatizada.

NOTA IMPORTANTE: No olvides hacer conteo de inventario cada cierto tiempo (6 meses recomendado). Esto te va ayudar a llevar un mejor control de este activo importante en tu negocio.

Conclusión

Estos Tips están hechos para ayudarte independientemente de las tecnologías y arquitecturas con las que implementes tu e-commerce, Para ser la base  de la contabilidad y cumplir con éxito las metas y objetivos  que te has planteados.