PDF a Excel sin complicaciones y gratis

Convertir PDF a Excel sin usar aplicaciones

Una de las dudas que puedes tener en este momento y que me pasó a mí es: ¿Cómo convertir PDF a Excel sin tener que usar aplicaciones o que sea totalmente gratis.

Es por ello que te traigo una alternativa que está dentro del mismo Excel y que es accesible para personas de cualquier nivel de conocimiento en esta herramienta.

¡Comencemos!

Analicemos el problema

Obviamente, no quieres perder tiempo transcribiendo el documento a Excel.

¡Esto sería una locura!

Se te podría ocurrir copiar y pegar de PDF a Excel, pero los datos te saldrían quebrados o con errores.

Primero que nada, entendamos que es un documento PDF y cuales son sus clases…

La historia del PDF

PDF son las siglas en inglés para Formato de Documento Portátil. Esto fue creado por la misma Adobe en los años 90s.

Esta empresa es muy conocida por el famoso lector de PDF que utilizamos todos los días al abrir estos documentos de lectura.

Actualmente existen dos tipos de formatos PDF:

PDF escaneados (no leíbles)

Este se guarda como una imagen. El texto no se puede seleccionar.

PDF con capacidad de búsqueda (leíbles)

Este es la versión más moderna. El texto se puede seleccionar, copiar y pegar fácilmente.

Fuente: https://pdf.abbyy.com/media/1424/understandpdf-654×313-us.png

La primera es complicada, porque no podemos ningún texto de la misma.

Hasta el momento hay dos opciones para trabajar un PDF no leíble: transcribir todo o utilizar la tecnología OCR.

Esta permite tomar una captura de una imagen y a través de la inteligencia artificial capturar los datos y convertirlos en digital.

Si escribes en Google “Lector OCR”, te saldrán muchas buenas opciones.

Aunque este artículo está más dirigido al segundo tipo de PDF, el leíble.

El cómo convertir un PDF a Excel

Ahora sí, a lo que vinimos.

Para extraer información del mismo PDF, utilizaremos una herramienta que está integrada en Excel, totalmente gratis.

Te hablamos de utilizar Power Query o la sección de “Obtener y transformar datos”. Esto lo podrás ver en la Cinta de opciones > Datos.

Ubicación de Power Query en la ventana de Excel
Ubicación de Power Query en nuestra ventana de Excel

Qué es Power Query

Es una herramienta integrada al mismo Excel que te permite extraer información de múltiples bases de datos, documentos, archivos, sitios web o incluso servidores.

Lo interesante es que como se conecta a su fuente podrás tener los datos actualizados por si estos cambios. Todo esto con un solo clic.

¡A eso yo le llamo automatización!

Pasos para convertir un PDF a Excel con Power Query

Lo primero que debes saber es que información quieres extraer del PDF leíble.

¿Está este formato en una tabla dentro del mismo PDF?

¿En cuál número de página se encuentra?

Luego de eso continuamos con estos pasos:

Paso 1: Examinando el documento

En este ejemplo, extraeremos un extracto de un estado financiero de PDF a Excel.

Un ejemplo muy importante si trabajas o estás interesado en trabajar en un departamento financiero, como FP&A.

Ejemplo de hoy: Estados Financieros Consolidados de Banco General de 2020

Como nuestros datos están bien parametrizados, no creo que tengamos problemas convirtiendo el PDF a Excel. Recuerda que esta tabla está en la hoja 13 (hoja 11 del mismo documento, hoja 13 del PDF)

Paso 2: Importando a Excel

Al momento de importarlo, deberás seleccionar la tabla que quieres importar. En este ejemplo, ubicamos la página del documento. Excel lista automáticamente las tablas que va encontrando. Importaremos la tabla 006 de la página 13.

Nos vamos a Transformar Datos.

Paso 3: Transformar Datos

En este paso vamos a abrir el Editor de Power Query y podremos verificar que todos los datos estén correctos.

En este caso, tuve que hacer pequeños cambios como seleccionar los encabezados de la tabla y cambiar el formato de números a moneda.

Paso 4: Cerrar y Cargar

Al darle a Cerrar y cargar, regresas a la ventana de Excel y esperas unos segundos a que se importen los datos.

Lo que me gusta de esto es que se importa de una vez en una tabla automáticamente. Si ves que necesitas hacer otro cambio, puedes hacerlo directamente en la tabla o irte a la pestaña de Consulta.

Ventaja y Desventaja de Power Query

La principal ventaja de utilizar la herramienta, como te lo he mencionado, es que ya está integrado en Excel (en sus últimas versiones). No tienes que descargar ni comprar nada.

La desventaja es que conlleva una curva de aprendizaje. Si tendrías que tomar un breve curso de como utilizarlo. Es una ventana distinta a lo que habitualmente se trabaja en Excel.

Te podría decir, incluso, que es una herramienta que está más dirigida a usuarios entre niveles intermedio y avanzado, preferiblemente.

Si te consideras en un nivel básico, no te preocupes que todo se puede aprender. Para eso estoy, para enseñarte a dominar este tema.

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