Guia para cobrar a tus clientes a credito y que generan cuentas por cobrar.

Cuentas por Cobrar: Como cobrar a tus clientes a crédito

Nunca ha sido sencillo administrar las cuentas por cobrar y cobrar a un negocio. Lo que si te puedo decir es que si no se administra bien y sigues los pasos que te diré, puedes perder unas grandísima cantidad dinero.

Es por ello que te dejo una guía completa a continuación de que son cuentas por cobrar, de que se componen y como se administran de la mejor manera:

¿Qué son cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son los saldos adeudados por los clientes del negocio producto de la venta de productos o servicios a plazos. Legalmente, tu cliente está obligado a la devolución o reembolso de dicha deuda.

Estas son lo contrario de las cuentas por pagar, o sea, las cuentas que debemos a nuestros proveedores.

¿Quienes están encargados de las cuentas por cobrar?

Esto depende. Si es un negocio chico puede ser que el mismo emprendedor o dueño de negocio esté a cargo de administrar y cobrar a los clientes. Si es una empresa pequeña, esto puede estar delegado a un asistente administrativo.

Ya en empresas medianas a grandes, hay un departamento de cobros encargado de lleno tanto en hacer las diferentes funciones que involucran y que ayudan a tomar decisiones oportunas en este tema.

Funciones del encargado de las cuentas por cobrar

Hay diferentes funciones claves que te los voy a estar repitiendo a lo largo de esta guía:

  • Analizar los saldos adeudados totales.
  • Enviar estados de cuenta a clientes con los saldos vigentes y morosos.
  • Hacer llamadas y/o enviar correos electrónicos a clientes recordando que realicen el pago.
  • Enviar estadísticas a final de cada mes con los saldos adeudados para toma de decisiones estratégicas
  • Otorgar o bloquear línea de crédito a clientes actuales o nuevos.
  • Analizar la documentación (que te voy a indicar más abajo) para otorgar o rechazar el crédito a clientes.
  • Hacer arreglos de pago con clientes con morosidad elevada.

Importancia de las cuentas por cobrar para un negocio

Tanto en la parte financiera como en la contabilidad, las cuentas por cobrar son muy importantes para la empresa.

Financieramente, esto guarda estrecha relación con el flujo de efectivo – la arteria principal de tu negocio.

Si tienes muchas cuentas por cobrar “en la calle”, puede que estés limitando a tu negocio a menos recursos para poder crecer.

Lo que muchos emprendedores o dueños de negocios novatos hacen es otorgar una línea de crédito o un financiamiento para vender mayor volumen, pero a la larga puede que salga más caro para el negocio ya que tendrías menos dinero para afrontar tus propias obligaciones con proveedores, bancos, nómina, etc.

Contablemente, esta forma parte de las cuentas de activos corrientes y también hay que darle un buen seguimiento.

Se considera un activo muy líquido. En otras palabras, que puede transformarse en efectivo más rápido comparado con otros activo, por ejemplo, propiedad, planta o equipo (P,P&E) de nuestra empresa.

Papeleo para evaluar antes de otorgar crédito a tus clientes

Antes de conceder crédito a tus clientes para que estos se conviertan en cuentas por cobrar, debes solicitarle varios documentos y evaluarlos bajo criterios específicos. Verás si te conviene o no darles crédito.

En esta parte debes ser muy selectivo ya que más adelante te puede costar mucho dinero o te pueden “sacar del negocio”.

A continuación te dejo un listado de documentos que puedes solicitar a tus clientes para evaluar si puedes concederles crédito. Con eso verás si tienen solidez financiera para afrontar obligaciones con tu negocio. Recuerda que puede variar dependiendo de tu país:

  • Acta constitutiva de la empresa o pacto social. (persona jurídica)
  • Patente comercial: Esto es una licencia para hacer negocios en tu país.
  • Copia de pasaporte o cédula de identidad personal del representante legal de la empresa.
  • Llenar formulario que contenga los datos completos de la empresa. (nombre legal, dirección, representante legal, limite de crédito a solicitar, etc.)
  • Debes tener una lista de teléfonos y direcciones de correo electrónico de todos tus contactos. (personal de compras, contabilidad, administración…)
  • Estados financieros: Esto te permitirá evaluar las finanzas de ese cliente y así estar más tranquilo que pueden pagar a tiempo.
  • Declaraciones Juradas de Rentas: A veces no se cuenta con los estados financieros. Si es así puedes pedir declaraciones de renta que te mostrará información financiera del negocio.

Algo que debes tener claro es que mucha de la información que te he listado puede ser confidencial. Por ejemplo, algunas empresas no quieren suministrar sus declaraciones de renta porque es información tributaria.

Lo que te puedo recomendar es que le hagas una consulta a un abogado mercantil o relacionado con esa materia y pidas que te de una lista depurada y que te cree los formularios necesarios.

Realizar este papeleo es crucial si quieres depurar esos clientes que más adelante pueden ser “mala paga.” Te ahorrarás miles de dólares al establecer este procedimiento previo.

Establecer una base de datos de tus clientes

Este es uno de los puntos clave para administrar de la mejor manera tus cuentas por cobrar.

Debes tener una base de datos con toda la información completa de tus clientes.

Ten en cuenta los siguientes elementos que puedes colocar como encabezado en una hoja de trabajo de Microsoft Excel o Google Sheets:

  • ID de cliente: este es un número o código genérico que asignarás a cada uno. Es un número único y no lo puedes repetir. Te recomiendo que sea en secuencia.
  • Nombre comercial del negocio o referencia y Nombre Legal.
  • Persona contacto que te hace la orden de compra directamente.
  • Número de teléfono fijo
  • Número de teléfono móvil o celular.
  • Correos electrónicos
  • Fecha de cumpleaños: esto te ayudará a enviar un bonito mensaje ese día para que se acuerde de ti siempre.
  • Dirección del negocio
  • Categorías preferidas: Aquí colocaras el segmento de producto preferido por tu cliente si es recurrente. Esto te ayudará a enviar información a su correo o Whatsapp de nuevos productos de dicho segmento.

Llevar el control de tus cuentas por cobrar en Excel

En este vídeo sencillo que conseguí, muestra como llevar las cuentas por cobrar de tu negocio en Excel. Hay diferentes formas de hacerlo pero este me pareció la más sencilla sin tener que utilizar funciones muy avanzadas de Excel.

Softwares para administrar las cuentas por cobrar de tu negocio

Hay una gran cantidad de softwares y sistemas en la nube donde puedes administrar más facilmente tus cuentas por pagar. Entre ellos te daré un breve listado y descripción de cada una:

CobradorApp

Si te gusta manejar las cosas directamente desde tu teléfono móvil, te va a encantar esta app.

Una calificación promedio de 4.5 de 5.0 la hace una de las mejores apps de este segmento en Google Play (si tu dispositivo es un Android).

Es una aplicación fácil de usar para el seguimiento de la cobranza así como su calendario de pagos, adicionalmente te permite tener notas, ordenes y oportunidades de tus clientes. Esta pensado para ayudarte a tener tu negocio personal saludable.

Quickbooks

Es un software de contabilidad muy popular para pequeñas empresas.

Con este puedes gestiona todas tus finanzas con la versión con licencia o en línea. Acceso instantáneo a la información de clientes, proveedores y empleados.

Alegra

Uno de los mejores apps en la nube de América Latina. También Alegra tiene una forma de registrar estas transacciones y poder generar reportes de cuentas por cobrar y que puedes fácilmente manejar en Excel.

Si te interesa esta app, he hecho una reseña de la misma en otro artículo del Blog.

Realizar los cobros antes del vencimiento

Una de las mejores formas de dar seguimiento a tus cuentas por cobrar, como mencionamos al inicio de este artículo, es siempre cobrar antes de la fecha de vencimiento de cada factura.

El encargado de cobrar debe revisar cada día la fecha de vencimiento para poder contactar a los clientes en diferentes medios y hacer que el cliente realice el pago. Lo mínimo aceptable es que el cliente haga una promesa de pago.

La promesa de pago consiste en que el cliente se compromete a hacer pago en X día. Igualmente se le hará un segundo contacto en la fecha estipulada para cobrar.

Esta acción se repite hasta que el cliente pueda realizar el pago finalmente.

¿Qué pasa con los clientes que no cumplen con sus cuentas por cobrar?

Cobrar es más que un trabajo, es un arte. Al igual que vender, cobrar también lleva una negociación.

Antes de tener un cliente a crédito, se debe establecer un contrato con las clausulas o puntos de esa alianza comercial. Una de las clausulas es establecer un recargo por morosidad. En palabras simples, vas a cobrarle un porcentaje por pasarse la fecha de vencimiento. Por lo general, un 1 a 3% está bien.

Habrá uno que otro cliente que por dificultades de mercado, problemas financieros o internos no te puedan pagar la totalidad de la deuda. Si superan los 90 días de morosidad tendrás que tomar una de las siguientes opciones.

Tendrás tres opciones:

Simplemente no concederle más crédito hasta que haga pago parcial o total de la deuda. No le vas a despachar nada durante este periodo de mora.

Romper relaciones con ese negocio y perdonar la deuda.

Por último y el más difícil es realizar una demanda / litigio contra ese negocio por el monto adeudado (estos casos son deudas millonarias).

Limita la cantidad de crédito que otorgas a tus clientes

Si por aumentar volumen de ventas concedes mucho crédito a tus clientes, puede ser uno de los peores errores que puedas cometer en tu negocio.

Esto, señoras y señores, se llama descapitalizar un negocio. Simplemente estas financiando a tu cliente y cuando a ti te toque pagar mensualmente tu nómina o algún préstamo que tengas vigente, vas a tener que sacar dinero de otros fondos.

Ya con el tiempo, si sigues haciendo esto, puede que tu negocio quede en bancarrota.

No digo que dar crédito es malo. No, esta es otra estrategia de negocio. Debes poner límites dependiendo de lo que digan tus estados financieros, el volumen que manejas, los margenes de ganancia por producto, la rotación de tu inventario, etc.

Yo te diría que si tienes un negocio de poco capital o estés comenzando, no otorgues crédito. Cobra al contado.

Factoring para recuperar cuentas por cobrar

Otra buena opción para recuperar algo de capital que está “sentado” en las cuentas por cobrar es mediante el factoraje o “factoring“.

Esto consiste en “vender” una factura por cobrar a una empresa y esta se encarga de cobrar por ti.

Es como un tipo de financiamiento. Por ejemplo, tu tienes USD 10,000 en varias facturas que componen tus cuentas por cobrar. Tu llegas a donde la empresa ABC pidiendo USD 9,000 como adelanto. Ellos te financian mientras recuperan ese dinero.

Mientras más tiempo le tomen cobrar la totalidad, más intereses te van a cobrar por sus gastos operativos.

Al final te diría que si te cuesta cobrar, mejor delegues está función a una empresa especializada de cobros.