Estas realizando tus primeras ventas, tu cliente te pide factura y resulta que no sabes como hacerla o que elementos debe incluir.
¡No te preocupes!
En este resumen te daré las claves para que puedas completar con este documento comercial tan importante para tu negocio.
Primero veamos de que se compone o que elementos lleva una factura comercial:
Elementos de factura comercial para tu cliente
Algo que debes tener en cuenta es que estos elementos pueden variar de país en país según lo que pida el fisco.
En mi experiencia tratando con diferentes proveedores internacionales, estas son las secciones más comunes que se ven en una factura:
Encabezado de factura
Esta es la primera parte que verás en tu factura.
Por lo general, en lo más alto del documento vas escribir la palabra «FACTURA» para evitar confusiones con otros documentos contables.
Puede ir alineada en el centro, a la izquierda o derecha. Esto depende de ti.
Esta sección lo componen: Logo, Nombre Comercial, Dirección, Fecha y Número de Factura.
Logo
Incluir logo le da un toque más profesional a tu negocio. No es estrictamente necesario ya que con tu nombre comercial y legal bastan.
Puedes incluirla para hacer la diferencia y mostrar más tu marca. Puede ser una publicidad gratuita que siempre tendrá presente tu cliente cuando toque hacer contabilidad.
No hay nada mejor como ver una factura diseñada profesionalmente y con un logo en alta resolución.
Nombre Comercial y Legal
Esto por cumplimiento fiscal y legal debes incluirlo. Estos dos términos se parecen pero no son los mismos.
Un nombre comercial es el nombre con el que tu negocio se anuncia. Es lo que está en la fachada.
Mientras que el nombre legal es como está registrado tu negocio ante el Estado o el Fisco.
¿Qué persona responde por ese negocio o quien es el que representa el mismo?
Puedes colocar tu negocio bajo persona natural / física (a tu nombre directamente) o una persona jurídica o empresa (Sociedad Anónima, Corporación, Sociedad de Responsabilidad Limitada, Fundación, etc…)
Por ejemplo, tu nombre comercial puede ser Panadería Rico Pan (es lo que se muestra en la entrada de tu tienda), pero legalmente está bajo una compañía que se llama Inversiones Harinas de América Latina, S.A. Estos dos son muy diferentes.
Dirección completa de tu negocio
Importante colocar tu dirección completa inclusive si realizas tu negocio desde casa.
Fecha y número consecutivo de factura
Esto es muy importante y uno de los errores que muchas personas cometen. Colocan cualquier número y realmente se deben llevar este tipo de documentos de manera consecutiva.
Por ejemplo, si le das una factura #1015 a un cliente, no puedes darle factura con la misma numeración a otro cliente. Tampoco puedes saltarte la numeración.
Y nunca, pero nunca tomes un número de factura que ya existía. Continuando con el mismo ejemplo, si ya vas por #1016, no puedes hacer una factura #965.
Debes continuar la numeración sino será un verdadero problema.
Información de tu cliente en la factura
Es importante documentar la información de tu cliente en la factura para identificarlo. También es importante para él tener su información precisa y correcta por temas de impuestos.
¿Sabes porque tiene que ver el impuesto en esta parte?
Por la deducibilidad del gasto. En otras palabras, tu cliente puede reconocer esa compra para rebajar la cantidad de impuestos que debe pagar.
En muchos países esto es un requisito para reconocer una compra o gasto como deducible, pero varía de país en país.
Nombre legal de tu cliente
Igualmente debes incluir el nombre legal de tu cliente. En este caso, no es necesario incluir el nombre comercial a menos que lo desees incluir por temas de referencia.
Dirección completa de tu cliente
La dirección completa del cliente te permite tener una información más exacta. También por temas de impuestos ya que el cliente puede comprar que es su residencia fiscal.
Este caso puede ser más importante si es un cliente que tiene negocios en diferentes países.
Nombre de contacto de tu cliente
Es muy importante incluir la persona de contacto de tu cliente. Aquí solo vas a colocar la persona de administración o compras que te hizo la solicitud de compra.
Igualmente es importante que puedas tener una base de datos de tus clientes con 2, 3 o más contactos. Necesitas cobrarle así que necesitas el contacto de la persona de Contabilidad. Necesitas también tener el contacto de una persona de administración.
SKU, Descripción y cantidades de productos
Aquí pondrás el tipo de producto que vas a vender. Su SKU que sería la traducción en inglés de Unidad de Mantenimiento de Inventario, o sea, el código de identificación de ese producto en inventario.
Recuerda que los SKU no solo son por producto, sino por color, tamaño, etc. Debes ser detallado en esto.
Por cada SKU incluyes una línea diferente y va a llevar las cantidades a solicitar. Generalmente si manejas un sistema de administración o contabilidad vas a tener configurado el precio unitario con SKU.
Si no lo tienes, debes tener cuidado con colocar el precio correcto.
Precio Unitario, Precios totales y Precio final de factura
Recuerda detallar muy bien los productos que estás vendiendo, con su respectivas cantidades, códigos y precio unitario.
Por eso es importante establecer los precios y cuadrar el inventario de manera precisa y al detalle. De esta forma ahorrarás tiempo valioso.
Tu estructura de costos antes de abrir tu negocio es importante. Y si de casualidad ya tienes tiempo con tu negocio, aún puedes estructurar tus costos. ¡No tienes de que preocuparte!
IVA y Retenciones
Dependiendo del tipo de producto que vas a vender, es posible que debas agregar el Impuesto al Valor Agregado (IVA), en otras palabras, el impuesto sobre la venta.
Esto si varía de país en país. Es importante que consultes con tu contador sobre los impuestos que están relacionados con tu negocio.
Pie de Factura
El último tercio de la factura. Algunas personas pueden ignorar llenar información en esta parte pero es importantísima para agilizar el proceso de pago de tu cliente o añadir algún mensaje.
Término de pago o fecha de vencimiento
Si quieres tener un negocio sólido, debes colocar las pautas desde el inicio. Si vendes al crédito con mucha más razón.
Hablando sobre la fecha de vencimiento, debes colocar el día limite exacto que vence la factura. Si tu le has otorgado un crédito a tu cliente de 30 días y le facturas el 1 de enero, debes colocar aquí como fecha de vencimiento el 31 de enero.
Colocar esto ayudará a tu cliente o a su contador de que deben cancelar esto a esa fecha para evitar cargos por mora o cualquier otro imprevisto que tengas establecido.
Información bancaria para realizar pago de factura
Uno de los puntos claves es colocar la forma de pago. Puede que no tengas muchas opciones, esto depende de tu negocio.
Si tu negocio tiene un margen corto, ya que vendes al por mayor o tus costos son muy elevados, tener opciones para cobrar en línea pueden ser muy costosas para ti.
Debes hacerte estas preguntas antes de iniciar tu negocio:
¿Cobrarás en efectivo, tarjeta de crédito, cheque, Paypal, Bitcoin, cualquier otro medio electrónico / digital?
Debes ser muy específico en esta parte. Si no puedes cobrar por cheque, tarjeta o por transferencia debes colocarlo aquí o en la sección de «notas».
Notas y Observaciones adicionales
En este espacio pondrás cualquier observación adicional que deseas comunicar a tu cliente. Este espacio es de libertad total ya que puedes colocar desde tu nuevo horario de atención, anunciar un producto complementario que estás ofreciendo, cambio de dirección de oficina, etc.
Como te he mencionado arriba, también puedes incluir una nueva forma de pago. De repente, abriste una tienda online y puedes aceptar pagos electrónicos por ese medio.
Esta es una forma diferente y gratuita de hacerle anuncios a tus clientes.
Como hacer factura comercial
A continuación te dejo un vídeo que encontré en Youtube que veo que explica como hacer una factura en Excel de una manera rápida y sencilla.
El mismo se explica muy bien solo que omite la sección del pie de factura, pero te puede ser de mucha utilidad.
Si te resulta muy difícil esta aplicación, te invito a inscribirte al curso gratis de Excel básico que tengo en este sitio web.
