Antes de elegir un sistema de contabilidad, ten esto en cuenta

Es una decisión complicada cuando toca cambiar el sistema de contabilidad de tu micro, pequeña y mediana empresa (MIPYME). Sólo con buscar en Google te darás cuenta la cantidad abrumadora de opciones de diferentes partes del mundo, idiomas, precios, funciones, etc.

Pero antes de pagar por alguno…

¿Sabes que aspectos debes tener en cuenta cuando vas a elegir un sistema de contabilidad que se adecue a tu negocio?

A continuación te nombramos los más importantes:

Establecer las necesidades de la empresa

Debes evaluar actualmente de que forma llevas la contabilidad de tu empresa. Determina del sistema de contabilidad que utilizas, cuales son sus caracteristicas y evalua cual es la necesidad o que aspecto quieres que mejore la contabilidad. Te doy dos ejemplos y lo divido en si es algo que te necesitas o algo que te va a sobrar.

Ejemplo 1: Característica Faltante

Puede que desees conseguir un sistema de contabilidad que mejore una característica del que tienes actualmente. Por ejemplo, la seguridad de tu software no es suficiente, es muy vulnerable. En tu búsqueda te vas a centrar más en esto.

Ejemplo 2: Característica Sobrante

Otro ejemplo sería que te ofrecen un sistema que te permita escanear facturas de proveedores por medio de la tecnología OCR. Esta tecnología simplemente reconoce los caracteres de una factura impresa y los registra contablemente de manera automatizada. Puede que si tengas mucho volumen de registros lo necesites, pero si adquieres el sistema por esa característica y no lo necesites vas a estar pagando mucho más.

Elegir sistema de contabilidad para Sectores Específicos

Primero, debes ver si el sistema de contabilidad fue diseñado para un sector general o específico. Probablemente esto no se vea a simple vista o el mismo desarrollador lo mencione.

Por ejemplo, el sistema de contabilidad Alegra menciona en su sitio web oficial:
Sistema Contable y de Facturación para PYMES

Ya nos aclaran que Alegra está diseñado para las Pequeñas y Medianas Empresas. Si bien es cierto, los sistemas de contabilidad de hoy en día se pueden utilizar para todo tipo de negocio, hay características que puedes encontrar en sistemas de habla inglesa que pueden ser más completos.

Determina los años que lo vas a utilizar

En este aspecto vas a centrarte en la proyección de crecimiento que tengas de tu empresa. Con la información financiera puedes realizarlo. Si no lo tienes, básate en algún ejemplo de otra empresa en tu industria.

¿Porque vas a proyectar?

El promedio de vida de un software para una empresa es aproximadamente entre 5 a 10 años. En ese periodo puede ser que necesites cambiar por una plataforma más amigable, más robusta, más segura y con más funciones.

Interfaz amigable (user friendly)

Es importante que la curva de aprendizaje sea lo más breve posible ya que si es un sistema que te toma mayor tiempo en aprender puede que termines odiando.

Por eso, recomiendo sistemas contables que tengan las opciones necesarias y que sea fácil de entender. Igual si no se comprende algún proceso, que tenga vídeos tutoriales.

No requiera capacitación

Este punto va enlazado con el anterior. Si requiere capacitarte saldría más costoso utilizar este sistema.

No digo que no elijas un sistema contable que requiere capacitacion, porque puede tener varios beneficios. Lo que debes colocar en la balanza es si a largo plazo utilizar este sistema (incluyendo pagar capacitacion) te conviene a tu bolsillo.

Por ejemplo, es mejor utilizar un buen sistema por varios años que te pueda costar más que estar reemplazando constantemente de sistemas contables y lo más sensible es que por cualquier error se puede perder algo de información al hacer estas transiciones.

Soporte

Es vital esta parte. Siempre que tengamos que trabajar con sistemas, puede surgir cualquier problema o error. Saber que contamos con un grupo de personas detrás de ese sistema que pueden solucionar nuestras dudas y preguntas es aliviante.

Tu presupuesto, ¡claro!

Es obvio, pero gran parte de las veces no hemos establecido nuestro presupuesto de empresa o falta algo en la estructura de nuestro negocio. Nos guiamos por el precio, cual puede ser el menos caro…

¡ERROR! Este no es el único aspecto a tomar en cuenta y en los próximos puntos vas a ver.

Generalmente si compras un software que instalas en tu PC, estas son licencias que vienen en formato CD y solo puedes comprarlos de un solo pago, un solo “tarjetazo”. Por lo general rondan entre US$200-500 dependiendo de la marca, características y usuarios.

En cambio, la última tendencia es encontrar softwares alojados en la nube – hablaremos más adelante sobre ello – que te permiten pagar mensualmente una pequeña cantidad de aproximadamente entre US$15-45 por mes. Casi como te lo dejaran en cómodos plazos.

Lo preferible es que presupuestes de $10 a $50 / mes si eres una Micro o Pequeña Empresa. Si eres una empresa mediana en adelante ya necesitarás un software más robusto (en funciones y seguridad) y múltiples usuarios.