Nuevo manual sobre punto de equilibrio para hotel en Excel

[Excel] Cálculo de Punto de Equilibrio de Hotel y Hostal

Elaborar un punto de equilibrio de un hostal o hotel puede ser todo un martirio comparado con otro tipo de negocio. Te entiendo totalmente, pero…

¡No te preocupes!

Te explicaré todo lo que necesitas para que puedas lograr encontrar tu resultado en este mini curso de punto de equilibrio. ¡Comencemos!

Determinación de Costos Fijos y Variables

El primer paso que debemos realizar es poder determinar correctamente nuestros costos de negocio. Al iniciar a desarrollar este interesante cálculo financiero llamado Punto de Equilibrio, necesitamos clasificar los costos en fijos o variables

Ahora te estarías preguntando cual es la diferencia entre ambos. Sencillo…

Definición de Costos Fijos

Como bien dice su misma palabra, es un costo que no varia en el tiempo. Sea que se venda mucho o poco, el costo va a estar estático.

Un ejemplo claro es el contrato de alquiler o arrendamiento de un local comercial.

Definición de Costos Variables

Estos pueden variar de acuerdo con la producción o con las ventas. Mientras más vendas, más de estos costos pueden aumentar. En cambio, mientras menos ventas tengas, lo más seguro es que no se requieran tantos insumos relacionados directamente con esa venta.

Es un costo que está íntimamente relacionado con el producto (costos de venta).

Un ejemplo claro serían los costos de lavandería que tiene un hotel en cuanto a la ropa de cama y sabanas.

Clasificando los costos en Excel

Muy bien, luego de que hemos definido exactamente cada uno de nuestros costos hacemos la debida clasificación utilizando Excel.

Una de las fórmulas más útiles de Excel que puedes emplear en este caso es =SUMAR.SI, como puedes ver en la siguiente imagen.

Clasificación de costos fijos y variables de servicios de hospedaje de hotel

 

Esta fórmula te permite establecer criterios a tomar en cuenta y así no te sume todo (como haría =SUMAR o =SUBTOTAL), ahorrándote tiempo y energía.  De esta forma hace el cálculo automático de acuerdo a los criterios colocados (“Fijos” o “Variables”).

Recuerda que utilizando esta fórmula, los criterios deben estar exactamente escritos (con mayúsculas, tildes, espacios, etc.). De lo contrario, no te daría el resultado.

Cálculo del costo variable unitario

Calcular los costos fijos puede ser mucho más sencillo que el costo variable unitario. En este caso, de los USD 2,577.79 lo dividiremos entre 30 días y entre 7 habitaciones. Esto nos dará como resultado USD 12.28 por habitación/noche en promedio. (y redondeado)

Precio de Venta Unitario

El tercer ingrediente que vamos a estar necesitando para desarrollar nuestra fórmula de punto de equilibrio será el precio de venta unitario.

Para poder hacer esto, debemos haber fijado el precio de nuestro producto o servicio correctamente para poder seguir.

En nuestro caso, será el precio de las diferentes habitaciones que tenemos por noche. Si cobras por huésped, entonces tendrás que hacer el cálculo de esa forma.Calculo promedio de precios de habitaciones de hotel

Como tenemos habitaciones de diferentes precios, realizar un promedio sería lo más acertado. Sin embargo, no debes colocar del número de categorías que tenemos, sino de la cantidad de habitaciones.

Podrás ver la diferencia en este ejemplo, no es lo mismo establecer la formula =PROMEDIO en Excel de dos valores que de siete valores. El último mencionado sería el más exacto y el que decido tomar.

Si tu negocio tiene una cantidad muy variada -y compleja- de productos y servicios que ofrecen a sus clientes, entonces lo que debes realizar es una punto de equilibrio ponderado.

Fórmulas para Punto de Equilibrio en Unidades y Dinero

Hay dos fórmulas o ecuaciones que debes aprenderte cuando quieras determinar tu punto de equilibrio para tu pequeño hotel o tu hostal.

La primera listada como “Fórmula de Punto de Equilibrio en Unidades” es la más popular ya que determina el número mínimo de ventas en unidades de producto que debes realizar dentro de un periodo determinado, normalmente de manera mensual.

Cálculo de punto de equilibrio en unidades y dinero con fórmulas o ecuaciones sencillas.

Verás que los costos fijos totales de un mes, deben dividirse entre de la diferencia resultante de el precio de venta unitario y el costo variable unitario, también esto se le conoce como margen de contribución.

En otras palabras, el margen de contribución será el margen que cubre los costos de ventas de un producto o servicio. Como verás, esto solo contempla los costos de venta, no contempla los demás costos fijos o administrativos.

Tu precio siempre debe incluir estos mencionados, sino estarías en graves problemas de caer en graves pérdidas.

Si hablamos de la segunda fórmula, la de punto de equilibrio en dinero. Esta nos dice el mismo dato que la primera pero en cantidades monetarias o económicas.

Nos va a decir la cantidad mínima de ventas en dinero que debemos realizar para poder cubrir los costos totales de un negocio en un determinado mes. Esto excluye cualquier margen de ganancia deseado.

Resolviendo nuestro punto de equilibrio de hotel y hostal

Finalmente, ya tenemos nuestros datos exactos que nos piden las dos fórmulas que vamos a estar utilizando. Recordemos cuales son:

  • Costos fijos mensuales
  • Precio de venta unitario
  • Costo variable unitario

Preferí desarrollar las fórmulas utilizando el modelo de ecuaciones de Excel que encontrarás en la cinta de opciones > símbolos > ecuaciones. 

Ubicacion de ecuaciones en Excel

Me gusta iniciar por la fórmula de punto de equilibrio de unidades.

Tomamos el monto de costos fijos totales (USD 9,720) sobre el precio de venta unitario (USD 64.29) menos costos variables unitarios (USD 12.28).

Al continuar con la ecuación, nos da como resultado en este ejemplo de 187 noches al mes como mínimo debemos vender para cubrir nuestros costos.

Realizando la segunda fórmula de punto de equilibrio en ventas o dinero obtenemos la misma información pero en cifras económicas. La formula es muy similar…

Volvemos a colocar los costos fijos totales (USD 9,720) sobre otra ecuación que sería 1 menos el resultado de la división de los costo variable unitarios (USD 64.29) y precio de venta unitario. (USD 12.28)

El resultado obtenido va a ser que debemos vender USD 12,014.97 para cubrir los costos totales. Esto es lo mismo que multiplicar las 187 noches de habitación de la primera ecuación por el precio de venta unitario. (Diferencias de centavos pueden surgir por redondeo)

Calculando el punto de equilibrio por tipo de habitación

Ahora surge otra pregunta: ¿Cuánto es el mínimo de noches para cada tipo de habitación que debemos vender para poder cubrir los costos?

Para eso vamos a tomar los datos que tenemos y multiplicarlo por la ponderación de la cantidad de habitaciones por tipo. Sería de la siguiente forma:

Calculo de punto de equilibro por diferentes tipos de habitacion

La ponderación sale de dividir cantidad e habitaciones sobre el total y luego multiplicado x 100 (para establecer porcentaje). Sería 5 entre 7 y 2 entre 7, respectivamente.

Luego de que hemos determinado la ponderación porcentual de la cantidad de habitaciones sencillas y dobles que tenemos disponibles, comenzamos a multiplicar estos por los resultados determinados anteriormente (187 noches y USD 12,014.97)

Esto nos dice que mínimo debemos vender 134 noches de nuestras habitaciones sencillas y 53 noches de nuestras habitaciones dobles dentro de un mes para mantener el negocio a flote.