Entre los requisitos que te piden para obtener un empleo soñado, uno de los más importantes es Excel.
Sin embargo, la confusión de muchas personas es: Específicamente, ¿Cuáles funciones de Excel deben saber para cumplir con las expectativas?
Es por ello que te he listado ciertas funciones que pienso que debes saber específicamente enfocado para las áreas de administración, finanzas y contabilidad.
Este listado no incluye todas, pero si muchas importantes que probablemente vayas a utilizar:
Texto en Columna
¿No te ha pasado que te toca trabajar un archivo que descargaste de internet o de un programa y está todo junto en una sola celda?
Normalmente a esto se le llama CSV (Del inglés archivo separado por coma). Es bastante común y una de las funciones más útiles es texto en columna.
Esto te permite poder separar todo lo que esté en una misma celda por un delimitador común (espacio, coma, tab, etc.) o por ancho fijo si la información de las distintas celdas es del mismo ancho.
Es muy probable que si la persona que te entreviste, te pregunte si sabes esta función de Excel para ese futuro empleo.
Tablas Dinámicas
Las tablas dinámicas son funciones que puede entrar entre un nivel intermedio y avanzado.
Realmente son super útiles al momento de trabajar o analizar información.
A diferencia de las tablas regulares de Excel, las tablas dinámicas te permite jugar con la información y resumir los datos de una mejor manera.
Para mí es como la puerta de entrada a lo que se le conoce como análisis de datos.
Inmovilizar Paneles
Si quieres conseguir un empleo en finanzas, contabilidad o administración, lo más seguro es que te toque trabajar con archivos inmensos llenos de números.
¿No te ha pasado que al momento de bajar (scroll down) no sabes que columna pertenece a que encabezado?
La mejor forma para poder fijar los encabezados es con inmovilizar paneles.
Selecciona donde quieres inmovilizar y listo. No te vas a perder más nunca.
Cuadros de Texto y Comentarios
Colaborar es super importante en el día a día y más en estos tiempos de trabajo híbrido. Es por ello que al momento de pasar un archivo a otra persona, es buena práctica colocar tus notas y comentarios.
¿Cuál es la diferencia entre cuadros de texto y comentarios en Excel?
Notas es para algo fijo. Por ejemplo, yo lo utilizo en un archivo de presupuesto para dar a entender al lector o usuario de que se trata ese dato o cifra.
Mientras que comentario es cuando estás en revisión o corrección de un archivo y así queda guardado un registro de conversaciones dentro del mismo archivo.
Ojo: los comentarios están disponibles desde la versión de Office 365 (en la nube) o Office 2021. No con versiones anteriores.
Ordenar
Este es una función super importante. Te permite poder manejar la información de una forma visualmente más organizada.
Lo que me encanta de Excel es que permite ordenar no solo de menor a mayor o viceversa, también permite ordenar por símbolos, colores, otros. No sé como lo hace Excel, pero lo hace jaja.
Estoy más que seguro que es una de las principales funciones de Excel que utilizarás en tu futuro empleo.
Filtrar
Al igual que ordenar, esta función, para mi, es bastante similar. O sabes utilizar ambas o no sabes utilizar ninguna. Es casi obligatorio.
Puedes visualizar la información de una forma mucho más fácil al filtrar las columnas que necesites.
Esto se utiliza en todos los niveles de Excel, desde el básico hasta el más avanzado.
Quitar duplicados
Si llega un momento en el cual necesitamos trabajar con datos únicos en lugar de duplicados, esta es una de mis funciones favoritas.
Recuerdo cuando estaba comenzando en Excel.
Para eliminar datos duplicados lo que hacía antes era filtrar esos datos por cada columna y luego eliminar las celdas duplicadas, pero esta es la manera incorrecta de hacerlo.
La mejor forma es a través de quitar duplicados. Debes ir a la pestaña Datos de la cinta de opciones. Ya verás que realizarlo de esta manera es mucho más rápido.
Solo debes seleccionar si quieres ampliar la selección o continuar con la actual, aceptar y listo.
BUSCARV
¿Quién nunca ha escuchado sobre este en el trabajo? Si tu área es la administración, finanzas, contabilidad, vas a usar y abusar de BUSCARV.
Es casi la piedra angular de las funciones o fórmulas de Excel.
Es una función tipo referencia que te permite traer un dato de otra hoja o archivo simplemente introduciendo ciertos criterios o condiciones.
Saber esta función nunca está de más si quieres trabajar Excel en el trabajo de la mejor manera.
Formatos Condicionales
Los formatos condicionales son un “plus”. No son tan obligatorios pero ayudan muchísimo al momento de analizar información.
Por ejemplo, si estás analizando las tarifas de un hotel por temporada, como lo explicamos en otro post, emplear formatos condicionales te ayudará a poder visualizar cuales son tus precios más altos o más bajos de un rango de celdas.
Imprimir Títulos
Si te llegan a preguntar por esta función de Excel en ese futuro empleo, mejor es que lo tengas claro.
Es una forma super útil de poder imprimir reportes o cuadros que contengan varias hojas de información y que se repitan sus encabezados.
De esta forma no te pierdes al momento de visualizar las distintas páginas. Es como inmovilizar paneles pero en una hoja impresa. (suena raro, pero literalmente es así).
¿Qué otra función crees que es fundamental saber para desempeñarse mejor en el trabajo? Déjanos tus comentarios.
