como hacer presupuesto para negocios pequeños o pymes

Presupuesto para negocios: la guía definitiva y sencilla

Si estás comenzando con tu negocio, hacer un presupuesto puede ser una odisea, pero… ¡No te preocupes!

En esta guía escrita y en vídeos, te compartiré rápidamente como lo puedes hacer en menos de una hora utilizando la poderosísima herramienta de Microsoft Excel.

¡Comencemos!

¿Qué es un presupuesto para negocios?

Esta palabra la podemos dividir en dos. “Pre-” vendría de previo o antes y “-supuesto” de predicción o hipótesis.

Lo que nos indica es que un presupuesto es predecir o prever algo con anticipación.

El presupuesto para un negocio generalmente se utiliza para prever los gastos operativos de su actividad regular. Lo normal es hacer un presupuesto de manera anual dividido por los doce meses del año, aunque hay negocios que lo hacen trimestral.

Importancia de un presupuesto para la Contabilidad y Finanzas

Como sabemos, el objetivo de la Contabilidad y los estados financieros es tener la información más óptima para la toma de decisiones estratégicas.

Yo que me dedico a realizar presupuestos te puedo decir que sí es importantísimo para realizar ciertos cambios internos que se necesiten.

Si, por ejemplo, se causaron menos gastos reales comparado a lo presupuestado tendremos más ganancia. Por ende, las ventas parecen mayores de lo que son en realidad. ¡Más beneficios!

En cambio, si nuestros gastos reales son mayores a lo que sale en presupuesto, es un gran problema. ¡Oh oh!

Lo normal es tener una estrategia de reducción de gastos en los próximos meses para equilibrar. Algunas veces reducción de personal, cierre de sucursales o líneas de ventas si las pérdidas persisten.

¿Qué elementos necesitamos en un presupuesto de gastos operativos?

Lo primero que vamos a necesitar es un listado de los gastos regulares que tiene nuestro negocio.

Por ejemplo, tenemos un negocio que se dedica a la venta de zapatos para damas. Algunos gastos operativos que pueden verse en un presupuesto de gastos operativos pueden ser los siguientes:

  • Utilidades básicas (electricidad, agua, luz)
  • Arrendamiento o alquiler de local comercial
  • Nómina / salarios, seguridad social, beneficios para empleados
  • Bodega (si guarda algún inventario por poco espacio en local)
  • Combustible y gastos de transporte
  • Gastos y comisiones bancarias
  • Marketing y Publicidad
  • Misceláneos

Recuerda que aquí no hablamos de los costos variables que están relacionados con el producto que vendemos. Costos y gastos son dos cosas diferentes.

En el siguiente vídeo que es la parte 1 de mi mini curso en YouTube te explico más ejemplos que te servirán:

En este primer vídeo del mini curso te indico como hacer el listado de tu presupuesto en Excel de una manera muy sencilla

Formato y diseño a nuestro presupuesto de gastos

Este paso se puede hacer antes o después. Lo he decidido hacer antes ya que hemos definido la base de nuestra tabla.

El formato se puede hacer de muchas maneras.

Puedes seleccionar las celdas que contiene tu tabla e ir a Insertar > Tabla > Crear Tabla. Luego seleccionas en diseño el color que más prefieras.

Otra forma que puede ser mucho más fácil es seleccionar las celdas y en Inicio > Estilos > Dar Formato a Tabla puedes seleccionar el estilo que más te guste y listo.

En mi siguiente video este la última explicación es la que he decidido realizar.

Predicción de las cifras de los gastos operativos de nuestro presupuesto para negocios

Luego que hemos hemos determinado los gastos recurrentes o regulares que tenemos en el negocio, vamos a dividir nuestra plantilla u hoja de trabajo de Excel (preferiblemente) y dividimos en meses de Enero a Diciembre.

¡Aquí es donde viene lo bueno!

Tenemos que ver cada gasto y pensar o predecir cuanto de gasto se va a causar en los determinados meses del año.

Si un gasto se causa en un mes especifico una vez al año, en tu presupuesto lo puedes presentar dividido entre 12 y distribuirlo en los diferentes meses de manera equitativa.

Si tu negocio esta comenzando, puede ser más dificil ya que no tienes una base histórica y puede que tu presupuesto sea un poco más impreciso.

Si tu negocio tiene más de un año, es mucho más sencillo porque puedes tomar de ejemplo el año anterior.

No te preocupes si te cuesta hacerlo y no quieres equivocarte, lo importante es que tengas una predicción del gasto para cuando se cause no te agarre de sorpresa.

Veremos rápidamente como predecir los gastos mensuales de nuestro presupuesto para negocios

Análisis y Resultado Final del presupuesto

Comenzamos a hacer análisis estableciendo un porcentaje de cada subtotal comparado contra el total final. Esto nos ayuda a ver cuanto en porcentaje se lleva cada rubro.

Algo adicional que quise agregar a nuestro presupuesto para un mejor análisis es una comparativa entre las cifras presupuestadas versus los gastos reales.

Por eso en el siguiente vídeo te muestro como hice dos copias de la primera hoja de trabajo y simplemente cambie el nombre a las pestañas.

La plantilla original le coloqué “Presupuesto”, a la segunda “Gastos Reales” y a la tercera le coloqué “Variaciones”.

En la plantilla de “Gastos Reales” simplemente registraremos los gastos que se van causando poco a poco.

En la plantilla de “Variaciones” lo que he realizado es colocar formulas donde reste lo presupuesta versus los gastos reales. Esto te va a reflejar si estamos por arriba o por debajo del presupuesto. En palabras sencillas, si ahorramos dinero o nos pasamos y gastamos de más.

Una vista más analítica de ver presupuesto para negocios

Conclusiones de nuestro presupuesto para negocios

Como puedes ver, realizar un presupuesto no toma tanto tiempo como creías. Realmente hacerlo la primera vez puede ser confuso, pero despues que te acostumbres lo puedes hacer una y otra vez.

Recuerda que este presupuesto se hace normalmente de manera anual. Por lo que te recomiendo es que en Octubre de cada año pongas un recordatorio para hacer el presupuesto de tu negocio del año entrante.

Lo importante no es solo hacer el presupuesto sino que tomar decisiones y acciones sobre el mismo para mejorar las finanzas y la contabilidad de tu negocio.